Ответить на вопрос, что такое многофункциональное устройство, очень просто. Это прибор, который один может заменить несколько аппаратов: принтер, сканер, копир, факс - в различных комбинациях, а то и все сразу. Однако практической пользы от такого определения немного: это все равно, что рассказать о рыбе, упомянув, что она живет в воде и у нее есть плавники. По этим признакам, рыбами должны быть названы и красная рыбка, и синий кит - хотя последнее совершенно неверно.

То же самое и с многофункциональными устройствами. Одни МФУ выросли из факса, другие - из копировального аппарата, третьи - из струйного принтера, на который "сверху" поставили сканер… Но все эти устройства умеют делать по крайней мере три вещи из списка: печать, сканирование, копирование, прием и отправка факсов. А то и все четыре.

Рядом с рабочим столом старшего вице-президента Hewlett-Packard и главы российского представительства компании Оуэна Кемпа стоит многофункциональное устройство - HP LaserJet 3020 All-in-One или что-то похожее (естественно, от HP). На вопрос, почему он использует МФУ, а не специализированные устройства, Оуэн Кемп отвечает, что ему это удобнее: "Потребовалось бы в несколько раз больше места на столе, было бы больше проводов, а так - всё в одном аппарате. Из компьютера ли что-нибудь нужно распечатать или копию сделать - МФУ меня вполне устраивает по всем параметрам". Стоит вице-президентский аппарат примерно четыре сотни долларов - сумма вовсе не запредельная для офисной техники. В российских же офисах МФУ можно встретить куда реже, чем они того заслуживают.

Резонов приобрести МФУ существует несколько, и Оуэн Кемп "озвучил" лишь один из них: экономия офисного пространства. Важную роль играет также цена: МФУ принтер-копир-сканер-факс стоит намного дешевле всех этих устройств, купленных по отдельности. Александр Лукин, менеджер Департамента Системных Решений Московского представительства компании Panasonic (CIS) Oy российского представительства компании Matsushita Electric Industrial, называет еще несколько причин: желание иметь в офисе универсальное сетевое устройство, на котором можно выполнить весь спектр работ, связанных с документооборотом в офисе; удобство обслуживания, которое осуществляется одной, а не несколькими фирмами; снижение стоимости отпечатка. "Например, в МФУ копир-принтер-факс стоимость отпечатка факса значительно дешевле, чем в специализированном факсимильном аппарате. Кроме того, многие МФУ обладают функцией двусторонней печати или копирования - как показывает практика, в этом случае тоже снижаются затраты на производство".

Есть и некоторые дополнительные преимущества от сочетания нескольких устройств в одном, которые реализуются в основном в МФУ для рабочих групп. Например, как и в дорогих возможна передача документов по факсу через компьютерную сеть (из ПК, через МФУ - и в телефонную линию), прием документов по факсу - в электронную почту получателю. Поскольку через МФУ "проходят все дороги", логично сделать на его основе сервер документов, на котором бы хранились часто используемые документы или шаблоны для дальнейшей печати/пересылки/просмотра, для этого МФУ оснащаются собственным жестким диском. По той же причине с помощью МФУ легче контролировать расходы на документооборот. Если ввести учет по пользователям, становится видна вся картина, кто и чем загружает. А единый пользовательский интерфейс позволяет экономить время и нервы на обучении пользователей, которым нужно осваиваться не с четырьмя устройствами, а с одним.

Многие аргументы в пользу покупки многофункционального устройства, в общем-то, лежат на поверхности; гораздо интереснее выяснить, почему люди не покупают МФУ, имея для этого, казалось бы, все рациональные основания. В попытках осмыслить причины довольно небольшой доли МФУ на рынке (явно не соответствующей их реальным возможностям) рождаются порой совершенно конспирологические теории. Так, один из авторов делает предположение, что в этом виноват слабый маркетинг, причина которого - шкурный интерес производителей: продав три-четыре независимых устройства вместо одного МФУ, можно получить большую прибыль.

Десять вопросов самому себе перед покупкой МФУ

• Насколько востребованы расширенные функции факсимильного аппарата (память на десятки и сотни номеров, группы абонентов, отложенная рассылка и т. д.)?
• Сколько страниц в месяц я собираюсь печатать / копировать? (Если меньше тысячи, то справится струйное МФУ; если больше - лучше приобрести лазерное.)
• Насколько мне необходима печать в цвете? (Привилегия струйных МФУ.)
• Какой максимальный формат документов придется копировать или сканировать? (Устройства для копирования формата А3 чувствительно дороже устройств для А4.)
• Нужно ли мне будет копировать или сканировать книги, брошюры и другие скрепленные документы, состоящие более чем из одного листочка? (Если да - желательно приобрести устройство с планшетным, а не протяжным сканером / копиром или с тем и другим сразу.)
• Нужна ли мне возможность чтения со сменных носителей (USB-"ключиков" и флэш-карточек)?
• Существует ли необходимость совместного использования МФУ несколькими людьми в компьютерной сети?
• Есть ли в компании дизайнеры, которым нужна поддержка печатающим устройством языка описания страниц Postscript?
• Есть ли необходимость в массовом сканировании документов, в том числе двустороннем (например, для создания электронного архива). Если да, то нужно присмотреться к МФУ с автоподатчиком бумаги и дуплексом.
• Выбрав несколько устройств-кандидатов, полезно прикинуть, во сколько обойдется их эксплуатация в течение, допустим, пары лет - хотя бы при нынешних объемах печати и сегодняшних ценах на расходные материалы.

Путем опроса знакомых "малых" бизнесменов и руководителей отделов выяснилось, что главной причиной, по которой в их офисах отсутствуют многофункциональные устройства, является… незнание о том, что таковые вообще существуют. А среди тех, кто слышал про МФУ, одни думают, что это не для них (например, считают, что МФУ - это такие огромные напольные комбайны), другие не осведомлены о возможностях устройств; есть и такие, кто научен горьким опытом (своим или "дружеским") эксплуатации ранних моделей МФУ - действительно, во многом несовершенных. Например, распространено превратное мнение, что в МФУ встречаются только сканеры протяжного типа, которые способны "заглатывать" лишь по одному листу бумаги зараз и в которых невозможно отсканировать или "отксерить" книгу или брошюру. Действительно, одно время дело обстояло именно таким образом; однако ситуация давно изменилась - теперь на рынке полно устройств с планшетным типом сканера, в который материал кладется на стекло и прижимается сверху крышкой. Кстати, у данного типа сканера есть своя особенность. В отличие от протяжного, в планшетный сканер нельзя загрузить сразу пачку листочков и уйти пить чай, запустив операцию массового копирования, сканирования или отправки по факсу. Свободны от этого недостатка, сочетая достоинства обеих систем, устройства с комбинированной системой загрузки бумаги в сканер, который может работать и как планшетный, и как протяжный. Такие МФУ можно отличить по толстой крышке с торчащими из нее подставками для бумаги.

МФУ - довольно молодой тип устройств, и первые его "представители", как это обычно происходит со всеми новинками, были несовершенны. Например, сканеры в них отвечали лишь потребностям факсов и совершенно не подходили по разрешению и тонопередаче для работы с изображениями. Или же факсимильный аппарат присутствовал лишь "для галочки", не обладая теми удобствами, к которым привык пользователь традиционных факсов. Покупателей, чьи ожидания оказались не оправданы этими первыми аппаратами, было мало, однако, по известному потребительскому закону, свое недовольство они разнесли довольно широко, подмочив репутацию МФУ как класса. А вот что думает об осведомленности покупателей в отношении МФУ Федор Зубарев, менеджер по маркетингу офисных многофункциональных устройств компании Mitsui-Ricoh CIS:
- Поскольку офисное оборудование по большей части эксплуатируется довольно долго (до 5 лет и более), многие копиры, принтеры, факсы и сканеры, купленные в те времена, когда цифровые технологии в офисах только появлялись (а МФУ как класс вообще находились на заре развития), только сейчас заменяются новыми устройствами. По сути, пользователей, через руки которых бы уже прошло хотя бы одно поколение "многофункционалок", - то есть тех, кто хорошо знает, что такое МФУ, - совсем не много. Соответственно, для большинства людей, которые сейчас взвешивают возможность приобретения МФУ, данный класс устройств и его возможности, конечно, внове.

При выборе многофункциональных устройств нужно учитывать, что они имеют разную "генеалогию". У одних в "предках" - лазерные принтеры, у других - цифровые копировальные аппараты, у третьих - факсимильные аппараты. "В ассортименте Panasonic есть три группы многофункционалов, - говорит Александр Лукин. - Из факсимильной техники выросли модельные ряды UF, DX и KX. Модели серии DP происходят, в основном, из копиров; одна модель DP выросла на базе лазерного принтера. Соответственно, лучше выбирать, исходя из того, объем каких работ доминирует. Если на МФУ в основном копируются документы, то лучше выбрать аппарат на копирной базе. Если большая нагрузка приходится на факсимильную часть, логично выбрать МФУ на базе факса. Если же вы хотите использовать его еще и как сканер, то выбор осуществляется в зависимости от того, какой сканер нужен - планшетный или протяжный".

Впрочем, один "врожденный" недостаток (или особенность - смотря как подходить к вопросу) у МФУ все же имеется. "Если в области работы с документами стоит сразу несколько задач, покупка МФУ чаще всего более выгодна с очень многих точек зрения, чем приобретение отдельных устройств, - говорит Федор Зубарев. - Единственный аргумент против покупки МФУ: опасно "класть все яйца в одну корзину". Если вдруг, например, закончатся расходные материалы для МФУ, то компания лишится сразу и копира, и принтера, и факса. Однако соблюдение всех предписаний производителя, включая требования к частоте и качеству сервисного обслуживания, гарантирует практически бесперебойную работу оборудования. К тому же, если сервис поставлен хорошо, то имеется возможность воспользоваться подменными аппаратами.

Самым "чувствительным" в смысле перебоев в работе является факс, поскольку выход из строя этого устройства означает не только потерю времени, но и возможную утрату документов, важной информации. Отчасти для того, чтобы бороться с этой проблемой, компания Ricoh расширила функциональность своих последних офисных моделей МФУ, предлагая возможности безбумажного факса. Благодаря им все операции приема и передачи документов могут осуществляться без промежуточной печати, в электронной форме. Это не только снижает стоимость эксплуатации, но и в значительной мере снимает проблему полной зависимости от работоспособности МФУ". Безбумажная работа с факсами, конечно, есть и в МФУ других производителей. Так, например, наиболее простая модель МФУ Panasonic, KX-FM90RU-W, при отсутствии бумаги может держать в памяти до 28 принятых страниц; более сложные модели - KX-FLM553RU и KX-FLB758RU - до 150 страниц.

Хотя, по словам Александра Лукина, определяющую роль в выборе для покупателей играет начальная цена аппарата ("к сожалению" - добавляет Александр), особое внимание он советует обратить на сервис и доступность расходных материалов. Особенно актуально это потому, что МФУ является "корзиной", в которой лежат все "яйца". "Наибольшим спросом сегодня пользуются, конечно, персональные МФУ и МФУ для малых рабочих групп. К недостаточно оцененным мы бы отнесли МФУ для средних и больших рабочих групп производительностью от 22 копий. Покупатели недальновидно предпочитают платить меньше за несколько устройств более низкого класса, не понимая, что те по сравнению с более мощными устройствами не так удобны в использовании, менее производительны, имеют меньше функций и при этом оказываются в итоге намного дороже по общей стоимости владения", - говорит Федор Зубарев. Для моделей среднего и высшего уровня у многих производителей есть сервисные программы, по которым к заказчику выезжает инженер для обслуживания или ремонта устройства - прямо в день заявки. Конечно, подписка на такую программу может показаться довольно дорогой, однако, по словам заказчиков, воспользовавшихся этой услугой, оно того стоит - ибо дает ни с чем не сравнимую уверенность не только в завтрашнем, но и в сегодняшнем дне.

Десять вопросов продавцу МФУ

• Смогу ли я копировать документы, принимать и отправлять факсы, не включая компьютер?
• Есть ли возможность отправить факс, если трубку на том конце возьмет человек (
• Девушка, примите, пожалуйста, факс")?
• Есть ли возможность автоматического набора номера? Как факс справляется с сигналом "занято" на отечественных АТС?
• Используются ли модель картриджа с тонером, светочувствительный барабан и другие расходные материалы из данного МФУ в других устройствах того же производителя? (Чем шире распространены расходные материалы, тем они дешевле и тем легче их найти).
• Каковы характеристики встроенного сканера? Смогу ли я на нем качественно отсканировать фотографию?
• Во сколько обойдется вызов специалиста в офис, если что-то вдруг сломается или потребуется срочно заменить картридж? Через сколько времени этот специалист приедет? (Можно спросить телефон сервисного подразделения и в порядке "теста" позвонить туда, притворившись, что вы уже купили данный аппарат и хотите, чтобы его обслужили.)
• Где еще, кроме вашего магазина, я смогу купить расходные материалы, использование которых не нарушает гарантии?
• Какова самая частая поломка данного типа устройств?
• Покажите, пожалуйста, пробный отпечаток. (Еще лучше - попросите предоставить вам возможность самому что-нибудь отпечатать или отсканировать.)
• Комплектуется ли сканер программой оптического распознавания текста (и умеет ли она работать с русским языком)?

Автор: Михаил Попов
Перепечатано с http://offline.business-magazine.ru

[: 8832] 03.05.2005

Предыдушая статья: Издевательство над ветераном или практически всё что можно сотворить с Radeon 9500!
Следующая статья: Первый шаг к беспроводным сетям Wi-Fi